O trabalho Home Office não é para todos.

É preciso disciplina, independência e motivação para conseguir cumprir as metas e se manter produtivo.

Entretanto, através de algumas melhores práticas, é possível aumentar muito os níveis de eficiência produtividade, fazendo com que superem o de um time presencial.

A seguir, estão 20 dicas utilizadas por profissionais com anos de experiência trabalhando em home office, para fazer que os esforços seus ou da sua equipe remota sejam bem sucedidos.

1) Encontre um lugar confortável

Uma das grandes vantagens do trabalho remoto é a possibilidade de viajar e conhecer vários lugares do mundo, mas isso não significa que você deva trabalhar sentado em uma cama.

Ficar longos períodos de tempo em uma posição desconfortável pode causar dores, inclusive crônicas, que irão afetar diretamente sua motivação e produtividade.

Portanto, considere investir em um espaço de coworking, como o mundialmente conhecido WeWork, por exemplo, ou então escolha lugares nos quais você tem acesso a uma mesa ou posição confortável para ficar.

2) Evite as distrações

Por um lado, trabalhando em home office não há o problema de ser constantemente interrompido por um tapinha nas costas do seu colega que precisa de uma ajuda, ou que deseja mostrar um vídeo engraçado no YouTube.

Por outro, existem diversas outras distrações, como ver televisão, conversar com a esposa ou brincar com o cachorro, só para citar algumas.

É fundamental ter um lugar onde seja possível trabalhar com uma quantidade mínima de distrações, para que o nível de concentração e a produtividade se mantenham alto.

3) Conheça lugares diferentes

Viajar e conhecer novas pessoas e culturas possibilita um desenvolvimento pessoal enorme para o funcionário remoto, em um estilo de vida que muitos chamam de nomadismo digital.

A capacidade de se adaptar a novas situações e resolver problemas aumenta, bem como a compreensão sobre o mundo e seu próprio lugar de origem.

Dessa forma, o funcionário se fortalece mentalmente, além de se qualificar, para ser tornar cada vez mais qualificado e eficiente no exercício do seu trabalho.

4) Invista no equipamento

Muitas empresas oferecem todo o equipamento necessário a seus funcionários, outras deixam a cargo dos próprios empregados a aquisição de todos os meios necessários.

Caso você se encaixe no segundo caso, é fundamental investir em equipamentos de qualidade.

Um notebook mais rápido proporciona muitas horas a mais de trabalho no final do mês, aumentando significativamente a produtividade e justificando com sobras seu custo.

Além disso, você se sentirá mais motivado e satisfeito trabalhando com um equipamento que atende suas expectativas.

5) Mantenha um alto nível de organização

No trabalho home office, o colega de escritório não está disponível com tanta facilidade para nos relembrar de um detalhe sobre o projeto que estamos trabalhando, ou de um email que esquecemos de responder.

Por isso, é fundamental manter tudo muito bem organizado e documentado.

Saber como acessar as informações necessárias, não esquecer de responder as mensagens e nem de executar nenhuma tarefa é uma habilidade que deve ser desenvolvida o máximo possível para projetos com equipe remota sejam bem sucedidos.

Existem também diversas ferramentas para criar listas de tarefa, inclusive atribuindo tags e prioridades a elas, como o Todoist e o Google Keep, por exemplo.

6) Utilize as ferramentas certas, da melhor forma possível

Diversas ferramentas são utilizadas no dia a dia do trabalho remoto, como de mensagens instântaneas, gerenciamento de projetos e emails, por exemplo.

É crucial saber utilizá-las e, mais que isso, ser eficiente com elas.

Muitas possuem tutoriais ou cursos online, que são bastante úteis para ajudá-lo a conhecer e utilizar todos os seus recursos.

7) Mantenha seu computador protegido

O computador em muitos casos é a principal ferramenta de trabalho do funcionário home office.

Em muitos casos, ele também é utilizado para lazer, através de jogos, redes sociais e navegação na internet.

É importante manter os programas de proteção da máquina, como antivirus e firewalls, sempre atualizados, bem como ter bom senso em relação aos links clicados e ferramentas instaladas.

8) Esqueça alguns hábitos da vida de escritório

Em um escritório, existem momentos em que o funcionário está sentado em frente ao computador, mas seu pensamento está bem longe dali.

Já para o profissional home office, não há essa necessidade de tentar parecer que está trabalhando apenas por estar ali sentado.

Ele pode, e deve, descansar nos momentos em que isso é necessário, e trabalhar quando se sentir mais motivado e produtivo.

O mais importante nesse caso é que se mantenha o nível de qualidade esperado, e que se cumpram os prazos estabelecidos.

9) Seja adaptável

Ferramentas de mensagens instantâneas, gerenciamento de projetos, compartilhamento de arquivos, entre outras, são atualizadas frequentemente, e isso não pode representar uma barreira à produtividade do funcionário home office.

A tecnologia por trás de todas essas ferramentas também evolui a passos largos, de forma que as mudanças nesse panorama ocorrem a toda hora, e são muitas vezes bastante profundas.

O trabalho remoto em si é fruto da evolução da tecnologia, do mercado de trabalho e da cultura da sociedade como um todo.

Portanto, é necessário que o trabalhador remoto seja adaptável, e consiga atingir seu nível máximo de produtividade, independente da tecnologia ou ferramentas utilizadas.

10) Gerencie os projetos de forma eficiente

Um bom gerenciamento é fundamental para qualquer projeto, seja ele remoto ou presencial.

Entretanto, remotamente, ele se torna ainda mais importante, pois dúvidas podem demorar mais para serem esclarecidas, e nem sempre é possível acompanhar o trabalho de todos tão de perto.

Por isso, é necessário ser extremamente claro na comunicação e na distribuição das tarefas, seguir as melhores práticas da metodologia de gerenciamento de projeto escolhida, bem como utilizar as ferramentas mais adequadas.

Aprenda mais sobre esse assunto em nosso artigo Como Gerenciar Projetos e Equipes Remotas (Home Office).

11) Tenha (ou não) uma rotina

Muitas pessoas que trabalham em home office preferem ter um horário definido de trabalho, pois isso os ajuda a manter um nível mais alto de disciplina e produtividade.

Observe qual o horário em que você é mais produtivo, e defina sua rotina de forma a conseguir utilizar essas horas para o trabalho.

Existem, entretanto, pessoas que preferem não ter uma rotina, seja em relação ao local ou ao horário de trabalho, e conseguem ser produtivas também dessa forma.

Cada pessoa é única, portanto, é fundamental se conhecer, e talvez experimentar ambas as opções, para assim poder definir qual forma é a ideal para que se mantenham os melhores níveis de produtividade e motivação.

Este artigo fala um pouco mais sobre como aumentar a produtividade através da rotina.

12) Evite ficar muito tempo sem sair de casa

Principalmente em momentos em que a demanda de trabalho está alta, o funcionário que atua em home office pode ficar muito tempo em casa.

Ter momentos de convívio social e frequentar lugares diferentes é importante para a saúde psicológica, e ajudará a pessoa a se manter motivada e satisfeita com seu trabalho.

13) Defina momentos sem trabalho

Estar sempre tão perto do trabalho, pode fazer com que o funcionário remoto trabalhe quase todo o tempo.

É necessário ter momentos para se desligar completamente, seja durante a noite, fins de semana, ou no momento que o profissional sentir que seja mais adequado.

Afastar-se um pouco do trabalho faz com que a pessoa se sinta renovada, e ajuda a ter novas ideias e abordagens mais eficientes no momento em que retornar a ele.

14) Previna-se contra a solidão

Um dos principais desafios apontados pelos profissionais que trabalham em home office é a solidão.

Por mais que façam contato por video chamadas com diversas pessoas diariamente, é fundamental que haja convívio também de forma presencial.

Por isso, muitos profissionais optam por trabalhar juntamente com amigos que também atuam em remotamente, ir a um café com wifi de qualidade, ou utilizar um espaço de coworking.

15) Faça exercícios

Manter-se fisicamente ativo é fundamental para a saúde do corpo e da mente, não importa se você trabalha em um escritório ou em casa.

A consequência são níveis mais altos produtividade e criatividade, bem como uma melhora no humor, que irão auxiliar até no desenvolvimento da carreira.

Portanto, procure sempre reservar pelo menos 30 minutos diários para uma caminhada, natação, ou ida à academia, por exemplo.

16) Encontre o trabalho certo

Existem diversas modalidades de trabalho remoto, cada uma com diferentes níveis de flexilibidade, que não necessariamente irão encaixar-se com seu estilo de vida.

Além disso, é fundamental trabalhar com algo que você goste e sinta satisfação de fazer.

Dessa forma, é possível manter um alto nível de motivação e engajamento com o trabalho, que será feito cada vez melhor, conforme se ganhe mais experiência.

17) Seja bastante claro na comunicação escrita

A comunicação somente escrita possui menos elementos do que uma conversa pessoal, nas quais temos o tom de voz e a linguagem corporal do interlocutor, por exemplo.

Isso faz com que problemas na comunicação sejam mais frequentes, já que é mais difícil compreender o que o outro deseja efetivamente transmitir.

É fundamental observar esses aspectos ao enviar um email ou uma mensagem por Skype, por exemplo, e ser o mais claro possível, inclusive utilizando-se de screenshots, imagens, ou qualquer elemento que facilite sua compreensão.

Ao receber uma mensagem, também é importante considerar que você pode não a estar compreendendo perfeitamente, e, nesse caso, esclarecer explicitamente todos os pontos com o interlocutor.

18) Converse sobre assuntos não relacionados ao trabalho

Em um escritório, a grande maioria das conversas gira em torno de assuntos não relacionados ao trabalho: o jogo de futebol, um filme novo, o relacionamento com a esposa etc.

Já em um ambiente remoto, pode parecer incômodo enviar uma mensagem que não seja diretamente relacionada ao trabalho.

Entretanto, esse tipo de conversa é fundamental para criar empatia e fortalecer o relacionamento entre os funcionários.

Portanto, esforce-se para criar e aprofundar laços com seus colegas de trabalho, seja por mensagem escrita, voz ou até mesmo chamadas de vídeo.

19) Mantenha-se visível

O funcionário remoto, caso não se comunique com frequência com seus colegas, pode acabar perdendo visibilidade dentro da empresa.

Por isso, é fundamental sempre mostrar o trabalho que você está desenvolvendo, e também interessar-se pelo que está sendo feito pelos outros.

Outra ideia é oferecer-se para ministrar webinars sobre temas que possam ser relevantes para outras áreas da empresa.